Het plannen van een succesvolle en veilige ERP-implementatie
Het is belangrijk om een mislukt ERP-implementatieproces te voorkomen, niet alleen vanwege de verspilling van geld en middelen, maar ook vanwege het hoge risico op verstoring van je klanten, medewerkers en supply chain management.
Belangrijke fasen van een ERP-implementatie
- Ontdekken en verkennen.
Deze belangrijke stap omvat het verzamelen van informatie en het specificeren van de functionele scope van de softwareoplossing. De datamigratiestrategie begint met het auditen van alle huidige datasets, hun structuur en doel. Functionele en technische teams van consultants van de ERP-leverancier werken nauw samen met het cross-functionele ERP-projectteam om alle zakelijke aspecten van de organisatie te bestrijken. - Ontwerp.
De informatieaudit wordt gevolgd door formalisering en herziening van bedrijfsprocessen en managementregels. De datamigratiestrategie is bedoeld om te bepalen hoe en welke verouderde gegevens naar het nieuwe ERP zullen worden overgedragen. Dit is waar functionele hiaten en aanvullende vereisten aan het licht komen bij het beoordelen van het nieuwe ERP en de behoeften van het bedrijf; Als alternatief zullen verouderde bedrijfsprocessen hier worden overruled ten gunste van nieuwe workflows van een meer gestroomlijnd en flexibeler systeem. - Ontwikkeling.
Software wordt geconfigureerd volgens zakelijke vereisten, documentatie wordt geschreven (inclusief gebruikershandleidingen en trainingsplan). Tests voor het importeren van gegevens beginnen.
- Testen.
Voorbereiden en uitvoeren van tests (integratie, belasting en data) op progressieve wijze; het afstemmen van de ontwikkeling naarmate de impact van testen duidelijk wordt. - Opleiding.
Beginnend met de belangrijkste gebruikers, wordt vóór de livegang een robuust gebruikerstrainingsprogramma geïmplementeerd, met volledige documentatie en ondersteuning voor voortdurende hulp. Dit proces ondersteunt de verschillende betrokken teams. - Implementatie en go-live.
Zodra de configuratie, het testen en de datamigratie zijn voltooid; nieuwe productieomgeving wordt geïmplementeerd. - Ondersteuning en onderhoud.
Het projectteam en de ERP-provider werken samen (met SLA’s) om ervoor te zorgen dat de gebruikers ondersteuning krijgen, bugs op te lossen, wijzigingsverzoeken te beheren en te werken aan een routekaart voor toekomstige configuratie- en functiereleases. Zorg ervoor dat je vooraf de vereisten voor het onderhoud en de ondersteuning van je ERP-systeem specificeert bij je ERP-partner, afhankelijk van de beschikbare interne ondersteuning en je zakelijke vereisten (bijvoorbeeld een zelfserviceportaal of een kennisbank).
Geef je strategie vorm
Of je nu kiest voor cloud-ERP of on-premise ERP, de kernfasen blijven vergelijkbaar, maar de specifieke kenmerken en taken binnen die implementatiefasen variëren. In de beginfase van een implementatie op locatie ligt de focus bijvoorbeeld op het specificeren en aanschaffen van hardware, het bijscholen van uw team om je infrastructuur te configureren of bij te werken, of mogelijk het overwegen van outsourcing.
Het is belangrijk om op de hoogte te zijn van je resources, inclusief hardware en infrastructuur, en van je werknemers (projectmanager, infrastructuuringenieurs, procesmanagement, enz.) en hoe dit je ERP-implementatiefasen beïnvloedt.
Het belang van ERP-integratie
Ons nieuwe ERP dekt mogelijk niet alle bedrijfs- en supply chain-processen en zal verbinding moeten maken met andere relevante systemen om ervoor te zorgen dat informatie naadloos vloeit, om één enkele waarheid te creëren. Belangrijke gebieden van ERP-integratie zijn onder meer: het centraliseren van gegevens; workflows en automatisering; interfunctionele en cross-functionele visualisatie.
De meest voorkomende leverancierssystemen en scenario’s die zijn geïntegreerd met een ERP zijn onder meer:
- CRM (customer relationship management)
- HRM (human resources management)
- Project management
- eCommerce
- EDI
- Manufacturing
ERP-integraties komen van verschillende methoden
- Aangepaste integraties – met technische middelen zou een organisatie haar eigen kernintegratie kunnen ontwikkelen en bouwen, met behulp van API-code voor de ERP.
- Door leveranciers gebouwde of native integraties – specifieke applicaties worden geleverd met kant-en-klare integraties om verbinding te maken met andere specifieke applicaties, op basis van veelgevraagde bedrijfsscenario’s.
- Integration Platform as a Service (iPaaS) – een cloudgebaseerde oplossing die integraties met andere cloudgebaseerde applicaties bouwt en implementeert, zonder dat hardware-installatie nodig is, maar op basis van workflows.
Ontdek meer ERP-implementatie
Benaderingen van ERP-implementatie
Er zijn verschillende methodologieën voor het implementeren van ERP. We hebben de vier belangrijkste ERP-implementatiestrategieën uitgekozen:
Big bang-implementatie
Met andere woorden: alle gebruikers in je bedrijf migreren in één keer en tegelijkertijd naar het nieuwe ERP. Omdat Go Live zich op een bepaald moment afspeelt, zouden alle bedrijfsfuncties (financiën, operaties, verkoop, productie, magazijn etc.), processen en teams tegen die tijd configuratie, training en testen moeten hebben ondergaan.
Voordelen: Hoe eerder het bedrijf het ERP gaat gebruiken, hoe sneller de beloofde voordelen zullen worden gerealiseerd. Het hebben van een kortere implementatie nasleep zou een algehele vermindering van de kosten en verstoring moeten opleveren.
Risico’s: De kans op fouten en bugs is verspreid over het hele bedrijf en je team/serviceprovider zal adequate middelen en processen moeten bieden om proactief met deze mogelijkheid om te gaan. Er kunnen gevolgen zijn voor de productiviteit binnen het bedrijf en je toeleveringsketen naarmate de gebruikersacceptatie van een nieuw systeem op gang komt. Als deze aanpak wordt gevolgd, zal een bedrijf meer tijd moeten besteden aan planning, training en procesbeheer.
Gefaseerde uitrol
ERP-implementaties met deze aanpak worden in de loop van de tijd (weken of maanden) opeenvolgend uitgevoerd. De volgorde van de fasen hangt af van het bedrijf zelf, de structuur en de risicohouding. Organisaties kunnen deze optie kiezen als onderdeel van een pilot- en leeraanpak, zodat eventuele problemen in de eerste fase worden opgenomen en in toekomstige fasen worden aangepakt en niet worden herhaald. Een andere reden voor een gefaseerde implementatie kan verband houden met de geografische aard van een bedrijf of zelfs gefaseerd zijn per functie, waarbij het ERP team voor team wordt geïmplementeerd.
Voordelen: Deze strategie is geschikter voor risicomijdende organisaties, maar ook voor organisaties die snelle winsten willen zien en zich meer op hun gemak voelen met mijlpalen op de korte tot middellange termijn.
Risico’s: Vanwege de uitgebreide aard van de ERP-implementatie zal het langer duren voordat het volledige potentieel van de ROI wordt benut. Er kunnen verstoringen, kosten en verdubbeling van gegevens optreden, waarbij sommige delen van het bedrijf in sommige gevallen verschillende systemen gebruiken.
Gefaseerde uitrol
Parallelle strategie
Bij deze ERP-implementatieaanpak gebruiken medewerkers de bestaande systemen en het nieuwe ERP tegelijkertijd gedurende een bepaalde periode. Dit wordt gebruikt wanneer een organisatie het ‘vangnet’ wil hebben om zonder onderbreking of terugdraaiing terug te keren naar een verouderd systeem. Deze aanpak kan ook worden beperkt tot bepaalde bedrijfskritische teams of gebruikers in plaats van tot de hele organisatie. Het is ook een gebruikelijke aanpak wanneer bedrijven fuseren.
Voordelen: Dit biedt gebruikers ademruimte om zich aan te passen aan een nieuw ERP, terwijl eventuele verstoringen van de normale gang van zaken worden beperkt. Het kan op de lange termijn ook een snellere aanpak zijn dan een gefaseerde uitrolstrategie vanwege de hogere kosten die daarmee gepaard gaan.
Risico’s: Parallelle adoptie van ERP kan de echte gebruikersadoptie vertragen, waarbij gebruikers liever in de comfortzone van het oude systeem blijven of zelfs vergeten gegevens in beide systemen in te voeren. In dat opzicht zijn er directe en overheadkosten verbonden aan het tegelijkertijd onderhouden en gebruiken van twee systemen.
Hybride strategie
Deze optie kan worden geselecteerd voor organisaties met meerdere locaties, bedrijfseenheden of strategieën binnen de Groep; waarbij de ERP-implementatiestrategie kan variëren en meer dan één van de bovenstaande benaderingen kan omvatten. Het kan ook worden toegepast in complexere ERP-systemen, waar organisaties bijvoorbeeld ‘big bang’ kunnen gaan met kernmodules en vervolgens een gefaseerde of parallelle aanpak met andere modules voor specifieke teams.
