On premise vs cloud
Bij het selecteren van de beste ERP voor je bedrijf, houdt je rekening met je eigen situatie en de voor- en nadelen die een cloudgebaseerde of on-premise ERP-implementatie het meest geschikt maakt.
Toen het concept van ERP-systemen ontstond, werden deze gehost op de eigen servers of datacenters van een organisatie – bekend als on-premise. De cloudrevolutie die in de 21e eeuw begon, kwam echter aan de deur van ERP en transformeerde de keuzes die bedrijven hadden bij het selecteren van hun ERP-software. Maar wat is geschikt voor uw bedrijf?
Wat zijn de belangrijkste verschillen tussen ERP on-premise en ERP in de cloud?
On-premise ERP wordt geïnstalleerd en vervolgens beheerd door je eigen IT-personeel of door een managed service provider. Een bedrijf koopt de licenties vooraf voor een bepaalde periode (meestal op jaarbasis en verlengt deze vervolgens) met een onderhoudscontract inbegrepen (normaal gesproken een percentage van de licentiekosten). Naast de licentie- en onderhoudskosten koopt of leaset een bedrijf hardware van ondernemingskwaliteit om het te laten draaien en de opgeslagen gegevens (servers, netwerken en opslag). Bij het berekenen van de kosten van een on-premise ERP (gehouden op de Capex-lijn binnen het budget van je bedrijf, aangezien het een kapitaalkost is met afschrijvingen), moet een bedrijf rekening houden met ondersteuning, aanpassingen, beveiliging (antivirus, back-ups, enz.) en upgrades.
Cloudgebaseerde ERP of SaaS ERP wordt zowel gehost als beheerd door de ERP-leverancier, wat het “software as a service”-model biedt. De leverancier is verantwoordelijk voor het onderhoud van de applicatie, opslag van gegevens, de beveiliging en infrastructuur van het datacenter en pusht functie-upgrades. Het licentiemodel is normaal gesproken per gebruiker en per maand, met de flexibiliteit om gemakkelijker gebruikerslicenties toe te voegen en te verwijderen om aan te sluiten bij je bedrijf. Omdat het SaaS is en het bedrijf de software niet bezit of rekening hoeft te houden met afschrijvingen van activa, wordt het beheerd als een Opex-lijn op het budget van je bedrijf.
Voordelen van on premise ERP
Voor sommige niche-organisaties en bepaalde sterk gereguleerde sectoren is het migreren van alle bedrijfsprocessen naar de cloud mogelijk geen optie vanwege controle- en nalevingsredenen. Deze organisaties brengen echter de last met zich mee om zelf de benodigde beveiliging te onderhouden, wat kosten met zich meebrengt en vereisten op het gebied van vaardigheden.
Sommige organisaties die over de juiste middelen beschikken, geven er de voorkeur aan om on-premise te werken vanwege de eenvoudige aanpassingen, zodat ze hun software kunnen aanpassen wanneer ze dat nodig hebben. Dit scenario kan resulteren in een systeem dat moeilijk te ondersteunen is met een hoge mate van configuratie, dus de IT-afdeling moet de nieuwste processen en technologieën in de gaten houden om te voorkomen dat ze in het verleden blijven hangen of de huidige best practices in de sector niet volgen.
Voordelen van on premise ERP
Uitdagingen van on premise ERP
On-premise ERP-systemen en de aanpassingen die organisaties denken te kunnen doen, betekenen langere implementatiecycli – wat gelijk kan staan aan bedrijfsonderbreking en overheadkosten (directe kosten bij outsourcing naar een IT-leverancier).
Vooruitbetaling van kapitaalinvesteringen in één keer is de grootste financiële last voor bedrijven die kiezen voor on-premise ERP-software. Voeg hardware en andere infrastructuuritems toe en voorzie in oplossingen en upgrades.
Zorg voor skills om je on-premise software te onderhouden, hetzij door een intern IT-team op te bouwen of door uit te besteden aan een ERP-leverancier om je gebruikers te onderhouden en te ondersteunen. Zorg ervoor dat er geen concurrerende prioriteiten zijn voor beide opties, zodat het onderhoud, de relevantie en de bruikbaarheid van je software er niet onder lijden.
On-premise ERP kan moeilijker te integreren zijn. Als je bijvoorbeeld een applicatie van een andere leverancier voor e-commerce gebruikt, wilt je naadloos inzicht hebben. Uw IT-resource moet externe toegang toestaan om dit te beheren.
Om bovenstaande redenen zal het besluitvormingsproces voor de implementatie van een nieuw ERP-systeem voor je bedrijf langer duren, meer budget veiligstellen, meer draagvlak krijgen bij meer belanghebbenden en bovendien de juiste IT-medewerkers inhuren en opleiden.
Voordelen van het kiezen van de cloud in plaats van een on-premise ERP
Een van de belangrijkste redenen voor een migratie naar de cloud is een voorspelbare en betaalbare begroting voor de ERP-software. SaaS wordt per definitie in de loop van de tijd (d.w.z. maandelijks) bekostigd en de prijsplannen van ERP-leveranciers weerspiegelen de functies en het gebruik.
Toegang tot up-to-date en innovatieve technologieën. Zelfs voor MKB-bedrijven is de mogelijkheid om moderne ERP-systemen te gebruiken die stabieler zijn en voortdurend worden bijgewerkt, met intuïtievere gebruikerservaringen en processen, een groot pluspunt.
Hybride en op afstand werken plus wereldwijde toeleveringsketens. Je ERP-systeem moet moderne manieren van zakendoen weerspiegelen, en ons toegenomen gebruik van mobiele apparaten en flexibele werkpatronen. Het kiezen van een ERP dat via internet toegankelijk is voor werknemers, leveranciers en partners, ongeacht de locatie van de gebruiker, kan een belangrijke specificatie zijn bij het wisselen van systemen.
Schaalbaarheid van cloudgebaseerde ERP versus on-premise – voor bedrijven die op een groeipad zitten en willen dat hun ERP meegroeit met hun volwassenheid (gebruik van extra functies en meer gebruikers) en het bijbehorende budget; SaaS is een goede optie voor de korte en lange termijn.
Voordelen van het kiezen van de cloud in plaats van een on-premise ERP
Risico's van het kiezen van cloudgebaseerde ERP
Minder controle en maatwerk. Omdat de externe ERP-provider de last van integratie, updates en maatwerk op zich neemt, verliest de interne IT dit niveau van controle. Dit kan simpelweg een kwestie zijn van culturele verschuiving of het kan een echte zakelijke behoefte zijn in sterk gereguleerde sectoren.
Welke ERP-software u ook kiest, er moet aan het beveiligingsrisico worden voldaan; Zowel on-premise als cloudsystemen moeten de juiste back-ups en firewalls hebben. Dit is een belangrijke vraag die u aan uw SaaS ERP-provider moet stellen.
Op hetzelfde gebied moet de ERP in de cloud voldoen aan de normen van een sector of geografische locatie. Zo moeten bijvoorbeeld de vereisten en normen voor dataresidentie worden gewaarborgd. Dit kan een uitdaging zijn voor veel cloud-ERP’s, omdat gegevens in meerdere clouddatacenters in verschillende regio’s kunnen worden opgeslagen.
Bezoek onze speciale pagina voor meer informatie over het specificeren van een cloudgebaseerde ERP.
